Email QSLs: Sense or Nonsense?

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Lately, the number of people sending QSLs via email seem to be skyrocketing. Of course, I am a proponent of QSLing - each confirmed QSO is a good QSO. But there is a point to be made that QSLing via email is not the way to go (at all).

Let me lay out the pros and cons. Let's start with the pros (the shorter list).

1. Each confirmed QSO is good.
2. Sometimes if it's the only way someone QSLs it's the only way to get any confirmation
3. Some people like looking at the pictures other OPs put on their QSLs

That's the list. Yes. Really.

Now let's look at the cons:

1. They don't count for ANYTHING
2. You get forced into receiving them
3. Sometimes, you can't even opt-out
4. They can get abused as a way to get QSL for illegitimate QSOs
5. There is no way to receive those QSLs in a standardized format so that a logbook program could manage incoming QSLs

Let's talk about each of those cons in detail.

First of: They don't count for anything:

They don't. Like, they really don't. No one will accept those QSLs for any award - not DXCC, not WAJA, not even the Meme Appreciation Award.

Unfortunately, because everyone can send out those QSLs and they are "send-only" without anyone comparing if those logentrys match, they have the information content of "🤷".

Secondly: They force you into receiving them.

If someone sends you eQSL or LotW confirmations and you don't use those services, you never know. None of these platforms force a notification on you for each set of QSO data they receive. You only get those once you create your account yourself. In stark contrast, those email-QSL services just scrape my email address off of QRZ.com and begin sending me emails without asking.

I might be a particular extreme example because I run 2 special event stations each year. But this year, on the peak day, I received 97 (!!!!) of those email QSLs in ONE DAY!!!

I think we can all agree this is indeed, without question, what SPAM looks like.

This is why I run lists and conditions (which are getting more elaborate each month due to all the new services popping up) inside of a Thunderbird client that catches those email QSLs, sets them as read and moves them into a subfolder so they NEVER pop up in my inbox at all. Every year, I delete this subfolder without looking. If I didn't do that, my mail inbox would be unusable.

Thirdly: Sometimes, you can't even opt out.

Most of those services nowadays luckily have a "unsubscribe" link at the bottom of the email. If you click that, you never receive another email from THAT SPECIFIC SERVICE again. I just have 2 problems with that:

a) You have to do this again for every callsign. Each year, I have 2 more. So the "grind" never stops.
b) Even if you only have 1 callsign, there are new services popping up constantly, forcing you into taking action if you want it or not.

Furthermore, I ran into one service, where I clicked that link and received the message: "Unsubscribing is not yet implemented. Try again later". I couldn't unsubscribe even if I wanted to.

Another one redirected me to a page and told me that >To unsubscribe from emails from this service, add "USUB emailQSL" as the FIRST THING in your QSL methods field on QRZ<. Why in the world should a random person coding an email QSL service have a say in what I put up on my own callsigns bio just to stop the spam that this person caused?

Fourth: They can get abused as a way to get QSL for illegitimate QSOs

I received an email telling me that this OP had a QSO with my special event callsign. They also send me email QSL and that "I never rejected that" so the data must be correct. They were also "missing LotW confirmation" and asked if I could send them the confirmation. I looked into my log: No QSO has ever happened with that station. And I never rejected their email QSL because as you know, I sort them out.

Fifth: There is no way to receive those QSLs in a standardized format so that a logbook program could manage incoming QSLs

eQSL, LotW, Clublog and some more services offer a standardized way to receive those QSO data points, which enable your log program to automatically check your log for corresponding entrys and mark them as "QSL received".

Since these email QSL services are only emails and each and every provider has a different format (if they contain valid information at all), there is no way to meaningfully process these QSLs and use them even for (informal) QSL.

Conclusion:

My conclusion is: Please don't use those services. You only cause work for your fellow amateur radio operators and many of those are not as deep integrated in the IT world as I am where I can (mostly) automate away that kind of work.

This is also the reason why (and I really celebrate their decision) the wavelog team decided not to provide any official interconnect to any of those services. Those who REALLY REALLY REALLY want to use them can (at least sind 2025) use the Wavelog API (and now APIv2) to build their own connector. But again... please... don't.

Thank you very much for sticking with my throughout this. And see you on the bands, so I can get your non-email-QSL ;)

73 de Stefan, DB4SCW

In letzter Zeit scheint die Zahl der Leute, die QSLs per E-Mail verschicken, regelrecht zu explodieren. Natürlich bin ich ein Befürworter des QSLens – jedes bestätigte QSO ist ein gutes QSO. Aber man muss eben auch sagen: QSL per E-Mail ist einfach nicht der richtige Weg. Überhaupt nicht.

Schauen wir uns mal die Vor- und Nachteile an. Fangen wir mit den Vorteilen an – also mit der kürzeren Liste.

1. Jedes bestätigte QSO ist gut.
2. Wenn jemand ausschließlich auf diesem Weg QSLt, ist es manchmal die einzige Möglichkeit, überhaupt eine Bestätigung zu bekommen.
3. Manche Leute schauen sich gerne die Bilder an, die andere OPs auf ihre QSLs packen.

Das war's. Ja. Wirklich.

Jetzt schauen wir uns die Nachteile an:

1. Sie zählen für GAR NICHTS.
2. Man wird dazu gezwungen, sie zu empfangen.
3. Manchmal kann man sie nicht einmal abbestellen.
4. Sie können missbraucht werden, um QSLs für QSOs zu bekommen, die nie stattgefunden haben.
5. Es gibt keine Möglichkeit, diese QSLs in einem standardisierten Format zu empfangen, sodass ein Logbuchprogramm eingehende QSLs verwalten könnte.

Schauen wir uns jeden dieser Punkte etwas genauer an.

Zuerst: Sie zählen für gar nichts.

Tun sie nicht. Also wirklich nicht.

Niemand wird diese QSLs für irgendein Diplom akzeptieren – nicht für DXCC, nicht für WAJA und nicht einmal für den Meme Appreciation Award.

Da praktisch jeder solche QSLs verschicken kann und das Ganze eine reine „Send-only“-Geschichte ist, bei der niemand überprüft, ob die Logeinträge auf beiden Seiten überhaupt übereinstimmen, haben sie ungefähr den Informationsgehalt von: „🤷“

Zweitens: Man wird dazu gezwungen, sie zu empfangen.

Wenn dir jemand eine eQSL- oder LotW-Bestätigung schickt und du diese Dienste nicht verwendest, bekommst du davon überhaupt nichts mit. Keine dieser Plattformen zwingt dir für jeden eingehenden QSO-Datensatz eine Benachrichtigung auf. Du bekommst diese Dinge erst, wenn du selbst einen Account bei dem jeweiligen Dienst anlegst.

Ganz anders sieht es bei diesen E-Mail-QSL-Diensten aus: Die greifen sich einfach meine E-Mail-Adresse von QRZ.com und fangen an, mir ungefragt E-Mails zu schicken.

Ich bin da vielleicht ein etwas extremeres Beispiel, weil ich jedes Jahr zwei Sonderstationen betreibe. Aber dieses Jahr habe ich am Spitzentag 97 (!!!!) solcher E-Mail-QSLs bekommen. An einem einzigen Tag!

Ich denke, wir können uns alle darauf einigen, dass das ziemlich eindeutig und ohne jeden Zweifel genau das ist, was man unter SPAM versteht.

Deshalb habe ich in einem Thunderbird-Client inzwischen Filterlisten und Bedingungen eingerichtet – die übrigens jeden Monat komplizierter werden, weil ständig neue Dienste aus dem Boden schießen –, die solche E-Mail-QSLs abfangen, als gelesen markieren und direkt in einen Unterordner verschieben, sodass sie niemals in meinem Posteingang auftauchen.

Einmal im Jahr lösche ich diesen Unterordner, ohne hineinzuschauen. Würde ich das nicht machen, wäre mein E-Mail-Postfach schlicht nicht mehr benutzbar.

Drittens: Manchmal kann man sie nicht einmal abbestellen.

Zum Glück haben die meisten dieser Dienste inzwischen einen „Unsubscribe“-Link am Ende der E-Mail. Klickt man darauf, bekommt man von DIESEM SPEZIFISCHEN DIENST keine weiteren Mails mehr.

Ich habe damit nur zwei Probleme:

a) Man muss das für jedes Callsign erneut machen. Jedes Jahr kommen bei mir zwei weitere dazu. Das heißt: Dieses Gerenne hört einfach nie auf.
b) Selbst wenn man nur ein einziges Callsign hat, tauchen ständig neue Dienste auf und zwingen einen wieder dazu, aktiv zu werden – egal, ob man das will oder nicht.

Und dann bin ich noch auf einen Dienst gestoßen, bei dem ich auf diesen Link geklickt habe und folgende Meldung bekam: „Unsubscribing is not yet implemented. Try again later.“

Ich konnte mich also nicht einmal abmelden, selbst wenn ich wollte.

Ein anderer Dienst hat mich auf eine Webseite weitergeleitet und mir erklärt: >Um E-Mails dieses Dienstes abzubestellen, muss „USUB emailQSL“ als ALLERERSTES in das Feld für die QSL-Methoden auf QRZ eingetragen werden.<

Warum um alles in der Welt sollte irgendeine beliebige Person, die einen E-Mail-QSL-Dienst programmiert, darüber bestimmen dürfen, was ich in die Bio meines eigenen Callsigns schreiben muss – nur damit der Spam aufhört, den diese Person selbst verursacht?

Viertens: Sie können missbraucht werden, um QSLs für QSOs zu bekommen, die nie stattgefunden haben.

Ich bekam eine E-Mail von einem OP, der behauptete, ein QSO mit meinem Sonderrufzeichen gehabt zu haben. Er habe mir schließlich auch eine E-Mail-QSL geschickt und ich hätte diese „nie abgelehnt“, also müssten die Daten ja korrekt sein. Außerdem würde ihm noch die LotW-Bestätigung fehlen und er fragte, ob ich ihm diese schicken könnte.

Ich schaute in mein Log: Mit dieser Station hat nie ein QSO stattgefunden. Und natürlich habe ich seine E-Mail-QSL nie abgelehnt. Denn wie ihr inzwischen wisst, sortiere ich die Dinger automatisch aus.

Fünftens: Es gibt keine Möglichkeit, diese QSLs in einem standardisierten Format zu empfangen, sodass ein Logbuchprogramm eingehende QSLs verwalten könnte.

eQSL, LotW, Club Log und einige andere Dienste bieten standardisierte Möglichkeiten, solche QSO-Daten zu empfangen.

Dadurch kann dein Logprogramm automatisch nach dem passenden Eintrag in deinem Log suchen und diesen beispielsweise als „QSL received“ markieren.

Bei diesen E-Mail-QSL-Diensten handelt es sich dagegen einfach nur um E-Mails, und jeder einzelne Anbieter verwendet ein anderes Format – sofern die E-Mail überhaupt brauchbare Informationen enthält.

Damit gibt es keine sinnvolle Möglichkeit, diese QSLs automatisiert zu verarbeiten und sie auch nur für eine informelle QSL-Bestätigung vernünftig zu nutzen.

Fazit:

Mein Fazit lautet daher: Bitte benutzt diese Dienste nicht.

Ihr verursacht damit letztlich nur zusätzliche Arbeit für eure Amateurfunkkollegen. Und viele von ihnen stecken nicht so tief in der IT-Welt wie ich und können diesen ganzen zusätzlichen Aufwand nicht einfach weitgehend wegautomatisieren.

Das ist übrigens auch der Grund, warum das Wavelog-Team – und ich feiere diese Entscheidung wirklich – beschlossen hat, keine offizielle Anbindung an irgendeinen dieser Dienste bereitzustellen.

Wer diese Dienste WIRKLICH WIRKLICH WIRKLICH benutzen möchte, kann (zumindest seit 2025) die Wavelog API – und inzwischen APIv2 – verwenden und sich selbst einen Connector bauen.

Aber noch einmal: Bitte... tut es nicht.

Vielen Dank, dass ihr bis hierhin durchgehalten habt.

Und wir hören uns auf den Bändern – damit ich eure Nicht-E-Mail-QSL bekommen kann. ;)

73 de Stefan, DB4SCW